Como cobrar um cliente? 5 estratégias para você aplicar no seu negócio
Fazer uma cobrança a um cliente pode não ser o momento mais confortável para grande parte das empresas. Manter um bom relacionamento com os clientes é essencial para a longevidade dos contratos, mas também é importante garantir que os pagamentos sejam feitos de forma adequada para preservar a saúde financeira da empresa. Felizmente, existem estratégias que podem facilitar esse processo de cobranças entre a empresa e o cliente inadimplente. Neste artigo, vamos explorar cinco estratégias para efetuar cobranças usando canais de comunicações digitais, a fim de tornar a experiência mais eficaz e agradável. 1. Estabeleça políticas de pagamento claras desde o início Uma das melhores maneiras de evitar problemas de pagamento é estabelecer políticas de pagamento claras desde o início do relacionamento com o cliente. Isso inclui: Certifique-se de incluir essas políticas no contrato para evitar desentendimentos no futuro e de esclarecer estes pontos durante a negociação do serviço, caso levantados pelo cliente. Caso você já tenha se prevenido nesse sentido e, ainda assim, está sofrendo com inadimplência, continue lendo para conhecer algumas alternativas para cobrar o seu cliente. 2. Envie lembretes de pagamento via telefone ou WhatsApp É comum que clientes esqueçam ou adiem pagamentos, especialmente se não houver um sistema de lembretes ativo. Para isso, é possível utilizar chamadas automáticas ou mensagens de WhatsApp para enviar avisos de pagamento, sempre de forma educada e com consistência. É importante que esses lembretes sejam transmitidos de forma profissional, reforçando a importância do pagamento em dia com gentileza. Diversas empresas já utilizam estas ferramentas para facilitar o disparo de notificações, bem como e-mails e SMS. Essas estratégias auxiliam na lembrança da marca e do pagamento para o cliente, especialmente quando disparadas próximas à data de vencimento do valor esperado. 3. Ofereça incentivos para pagamentos antecipados Uma maneira eficaz de estimular os clientes a realizarem pagamentos mais rapidamente é oferecer descontos ou outros benefícios para pagamentos antecipados ou dentro do prazo. Isso pode ser especialmente útil para gerir clientes recorrentes e contratos de longa duração. Os descontos podem servir como uma forma de recompensar a fidelidade do cliente e incentivá-lo a cumprir os prazos de pagamento. 4. Utilize automações de cobrança Investir em fluxos de cobrança automatizados pode facilitar muito o processo de cobrança, economizando tempo de atendentes da equipe financeira e comercial. Esses sistemas podem ser configurados para enviar lembretes de pagamento automaticamente, verificar o status dos pagamentos e até mesmo enviar mensagens para comunicação direta com o cliente. Além disso, eles fornecem um registro claro do histórico das transações financeiras, o que pode ser útil em caso de problemas de pagamento. 5. Mantenha uma comunicação aberta e transparente Por fim, é essencial manter uma comunicação aberta e transparente com os clientes em relação às questões de pagamento. Se um cliente estiver enfrentando dificuldades financeiras ou tiver algum problema em cumprir os pagamentos no prazo, esteja aberto a discutir soluções alternativas, como planos de pagamento parcelado ou renegociação de dívidas. É interessante, também, utilizar um sistema de gerenciamento de clientes para ter o acompanhamento de todas as interações anteriores com a empresa, de modo a entender seus perfis e conseguir tomar decisões mais assertivas sobre como prosseguir com cada situação. Sua empresa possui uma central de cobranças e precisa otimizar o disparo de ligações ou estruturar um fluxo de automações para WhatsApp? Conte com a KVOIP! Com 20 anos de experiência no mercado de telefonia, a KVOIP é referência na gestão e estruturação de canais de comunicação, além de oferecer tecnologias integradas que contribuem para fortalecer o seu negócio. Conheça nossos planos ou fale com um representante.
Robocalls: O que são e como utilizá-las na sua rede de comunicação
Nos últimos anos, as robocalls, ou chamadas automáticas, têm crescido consideravelmente no segmento de comunicação empresarial. Você com certeza já deve ter passado por alguma das seguintes situações: Receber uma ou mais chamadas de um número desconhecido e, logo após atender a ligação, ela ser desligada; Receber uma chamada de um número desconhecido e, ao atender, ouvir a gravação de uma mensagem automática; Receber ligações de números desconhecidos com conteúdos comerciais. Essas chamadas automáticas são feitas por sistemas automatizados que discam números de telefone em massa, com finalidades diversas. Embora grande parte do uso deste formato seja comercial, as robocalls também podem ser utilizadas para campanhas políticas e pesquisas de mercado, por exemplo. Atualmente, diversas empresas têm utilizado as robocalls para maximizar a eficiência dos seus setores de atendimento. Conheça como elas podem auxiliar na sua organização: Como as robocalls são utilizadas? Uma prática comum e bastante eficiente no uso de robocalls é o disparo massivo de chamadas por parte de call centers. As empresas ligam para uma quantidade alta de números de telefone ao mesmo tempo, de modo que os agentes de atendimento sejam direcionados de forma mais eficaz para o contato somente com as pessoas que atendem a ligação. Como resultado, quando muitas pessoas atendem simultaneamente um disparo de ligações em massa, pode acontecer de não haver pessoal disponível para oferecer atendimento imediato. Isso resulta em chamadas sendo desligadas automaticamente assim que são atendidas. Sendo assim, embora as robocalls possuam diversos benefícios, elas também podem ser uma fonte de interrupção para os consumidores, especialmente quando recebem várias chamadas por dia. Por isso, é importante implementar as robocalls de forma estratégica para não causar estranheza ou abalar o relacionamento com seus clientes. Como aumentar a aceitabilidade das robocalls da minha empresa? Esteja ciente das formas de evitar as robocalls: Em um cenário ideal, o seu cliente irá receber todas as suas ligações. No entanto, aplicativos bloqueadores de chamadas e a plataforma “Não Me Perturbe” passam a impedir o recebimento de ligações. Não é interessante tentar burlar estes bloqueios, uma vez que, em caso de persistência das ligações, os usuários podem protocolar uma denúncia na Anatel. Apresente seu protocolo de segurança ao cliente: Nas comunicações da empresa, instrua sobre quais informações pessoais ou financeiras podem ser solicitadas em momentos de contato, de modo a evitar que o seu cliente caia em golpes ou fraudes advindas de ligações que utilizem a sua empresa como fachada. Disponibilize um canal de atendimento sobre segurança: Se o seu cliente receber uma chamada automática em nome da sua empresa que pareça fraudulenta, é importante que haja um fluxo de atendimento preparado para receber suas dúvidas e preocupações. Isso pode ajudar a combater atividades ilegais e proteger outros consumidores. Sua empresa possui uma central de atendimento e precisa otimizar o disparo de ligações ou estruturar o fluxo de chamadas de acordo com as normas vigentes no mercado? Conte com a KVOIP! Com 20 anos de experiência no mercado de telefonia, a KVOIP é referência na gestão e estruturação de canais de comunicação, além de oferecer tecnologias integradas que contribuem para fortalecer o seu setor de atendimento. Conheça nossos planos ou fale com um representante.
Tom de voz no Atendimento ao Cliente: Como aplicar no atendimento escrito?
As técnicas de atendimento ao cliente evoluíram com a ascensão das plataformas de mensagens, como o WhatsApp, e das redes sociais, como o Instagram e o Facebook. Hoje, mais do que nunca, clientes recorrem a estes canais para buscar suporte e informações. Porém, para que este processo seja bem-sucedido, é preciso que a empresa consiga se comunicar de forma agradável em texto. Nesse cenário, o tom de voz desempenha um papel crucial na construção de relacionamentos e na satisfação do cliente, uma vez que pode ser desafiador transmitir emoções a partir de mensagens escritas – e esta é uma demanda cada vez mais crescente. Neste artigo, apresentaremos dicas e estratégias sobre como aprimorar a qualidade do atendimento por mensagens e e-mails na sua empresa. O que é o tom de voz na comunicação? Tom de voz se refere à maneira como expressamos as nossas palavras – não apenas o que dizemos, mas a forma como dizemos. Ou seja, o tom de voz vai além do conteúdo das mensagens e inclui elementos como entonação, ritmo, velocidade, volume e até mesmo escolha de palavras. O tom de voz desempenha um papel crucial na transmissão de emoções, intenções e atitudes durante uma interação. Mas e na comunicação escrita? Mesmo que não haja uma entonação audível ou variações de volume como na comunicação oral, o tom de voz escrito transmite a atitude, emoção e personalidade por trás das palavras, a qual, em contextos empresariais e de representação de uma marca, deve ser consistente com o branding da organização. Diversos elementos contribuem para compor o tom de voz na comunicação escrita, incluindo: Escolha de palavras: As palavras selecionadas para o diálogo podem indicar formalidade, informalidade, entusiasmo, profissionalismo, entre outros aspectos, a depender do objetivo da comunicação. Estilo de escrita: O modo como as frases são estruturadas e a fluidez do texto também influenciam o tom, que pode ser mais casual, técnico, poético etc. Nível de formalidade: A escolha entre linguagem formal ou informal influencia significativamente o tom de voz. Uma abordagem mais séria e técnica contrasta com uma linguagem mais descontraída e amigável. Consistência com a marca: No contexto empresarial, o tom de voz escrito deve estar alinhado com a identidade e valores da marca, mantendo coerência nas interações. É essencial considerar o público-alvo ao escolher o tom de voz, uma vez que diferentes leitores podem interpretar a mesma mensagem de maneiras distintas. Um tom de voz adequado pode melhorar a compreensão da mensagem, fortalecer a conexão com o usuário e contribuir para uma comunicação mais eficaz. Empatia e cuidados durante o atendimento Ao contrário do atendimento presencial ou telefônico, as interações escritas carecem de nuances vocais e expressões faciais. Portanto, é vital compensar essa lacuna incorporando uma escrita personalizada e empática. Mostrar ao cliente que há uma pessoa real do outro lado, pronta para compreender suas necessidades e resolver seus problemas, é um bom começo, além de chamá-lo pelo nome. Quando cabível pela identidade de marca, a utilização de emojis também pode guiar positivamente a conversa. Por outro lado, a agilidade no envio de mensagens escritas pode levar a respostas apressadas e com baixa personalização. Apesar de ser fundamental manter a rapidez, a qualidade do atendimento precisa ser preservada, sendo necessário treinar a equipe de atendimento para alcançar tal equilíbrio. Além dos pontos indicados, é importante destacar que conflitos podem surgir em qualquer interação. No entanto, um tom de voz adequado costuma desarmar eventuais tensões durante o diálogo. Por isso, escrever respostas sóbrias e que demonstram a disposição da empresa em auxiliar o cliente é essencial para transformar situações desafiadoras em experiências positivas. O uso de um tom de voz adequado durante o atendimento ao cliente desempenha um papel central na satisfação e resolução de problemas. Como está o seu atendimento hoje? Conheça as soluções omnichannel da KVOIP e ofereça assistência de forma cada vez mais eficiente.
Chatbots para WhatsApp: Como implementar e melhores práticas
Os chatbots, especialmente quando usados no WhatsApp, vêm se tornando uma ferramenta essencial para oferecer suporte ao cliente e melhorar a experiência de atendimento para o usuário. Neste artigo, vamos entender algumas possibilidades para a configuração de chatbots no WhatsApp e dicas práticas para tornar as interações eficientes. Por que usar chatbots no WhatsApp? O WhatsApp é um dos aplicativos de mensagens mais populares no Brasil e no mundo. O grande volume de usuários faz com que as demandas de suporte e atendimento para empresas sejam, em grande parte, direcionadas a esta plataforma, o que destaca a importância de um fluxo de atendimento eficaz neste canal para empresas de todos os portes. Uma solução para este grande volume é o uso de chatbots. Os chatbots fornecem respostas rápidas e disponibilidade a todo momento, auxiliando o usuário mesmo na ausência de um atendente humano para oferecer suporte. Quanto mais bem estruturado o fluxo de atendimento, menor será a dependência por agentes ativos no processo. Para implementar um chatbot no WhatsApp da sua empresa, é importante considerar os seguintes aspectos: Ter objetivos claros: Defina qual processo você deseja aprimorar na sua operação com o uso de um chatbot, como fornecer informações ou oferecer um canal de suporte. Escolher a ferramenta certa: A escolha da ferramenta de desenvolvimento e configuração do chatbot é importante para identificar aquela com as funcionalidades mais aderentes às necessidades que o seu fluxo de atendimento precisa atender. Conheça o chatbot integrado ao CRM da KVOIP. Planeje as conversas: O fluxo de conversas entre o chatbot e o usuário precisa ser lógico e amigável. Antecipe perguntas frequentes e verifique se o chatbot é capaz de lidar com as diferentes situações que podem ser apresentadas pelo usuário. Dê um toque pessoal: Humanize a interação adicionando personalizações no fluxo. Use o nome do usuário, responda perguntas específicas e forneça informações relevantes. Faça testes no fluxo de atendimento: Antes de lançar seu chatbot, teste-o buscando auxílio para várias situações, simulando-se como um usuário. Certifique-se de que a comunicação seja clara e que o chatbot compreenda e responda adequadamente. Boas práticas para o uso de chatbots no WhatsApp Antes de prosseguir para a implementação do chatbot, é importante verificar se as boas práticas de configuração e de utilização estão sendo aplicadas corretamente no ambiente de uso. Confira alguns pontos importantes: Respeite a privacidade do usuário Certifique-se de que as configurações do chatbot respeitem as políticas de privacidade do WhatsApp e a Lei Geral de Proteção de Dados. Ao começar uma conversa com um usuário, por exemplo, inclua uma etapa de obtenção de consentimento para o uso do chatbot. Explique de maneira transparente como as informações inseridas na conversa serão utilizadas. Além disso, evite solicitar ou armazenar informações sensíveis, como dados bancários ou senhas. Mantenha o foco em oferecer suporte sem coletar dados que não sejam necessários para o atendimento. Caso seja necessário armazenar dados para melhorar futuras interações, busque por estratégias seguras de armazenamento e proteja essas informações contra acesso não autorizado. Estruture opções claras e ofereça atendimento humano Ao usar chatbots, é importante tornar a experiência fácil e compreensível para os usuários, de modo que consigam passar pelo processo de atendimento de forma autônoma e satisfatória. Por isso, forneça opções claras para que eles saibam como interagir corretamente com o chatbot. Um menu simples no início da conversa pode ser útil para orientar as pessoas e facilitar a navegação, evitando confusões. Ainda assim, se algum usuário encontrar dificuldades para concluir seu atendimento somente com o uso do chatbot, inclua uma etapa no fluxo que os encaminhe para um atendente humano proceder com a conversa. Monitoramento de resultados Após a implementação do chatbot, consulte as métricas disponibilizadas pela plataforma provedora do chatbot para entender o que está dando certo e se há etapas que precisam de ajustes, bem como eventuais gargalos no processo de atendimento. Depois, olhe para os dados que são coletados pelo chatbot. São todos necessários para o fluxo? Há a necessidade de coletar informações adicionais do usuário? Fazer esses ajustes de tempos em tempos é uma maneira inteligente de aprimorar a experiência do usuário de forma contínua. E lembre-se de manter o chatbot sempre atualizado. Isso não significa só mudar as respostas quando há alguma alteração interna na empresa, mas também garantir que o chatbot utilize as tecnologias mais recentes do mercado. A implementação de chatbots no WhatsApp não é apenas uma tendência, mas uma estratégia eficaz para melhorar a comunicação e oferecer um atendimento ao cliente de alta qualidade. Comece a implementação do seu chatbot ainda hoje clicando aqui.
Por que integrar meu sistema de telefonia a um CRM?
As integrações disponíveis para sistemas de telefonia, sejam eles utilizados por equipes comerciais ou de suporte, têm crescido nos últimos anos e são amplamente procurados por empresas que buscam maneiras de otimizar suas operações. Dentre tais integrações, o uso de sistemas CRM (Customer Relationship Management) à telefonia vem sendo destaque. Neste artigo, exploraremos como essa integração pode aprimorar os processos de comunicação e relacionamento com o cliente e como pode ser benéfica para demais necessidades de atendimento de uma organização. Estreitando laços com seu cliente Integrar seu sistema de telefonia a um CRM proporciona uma visão abrangente do histórico de interações com o cliente. Assim, cada chamada é registrada, proporcionando aos agentes uma compreensão mais profunda das necessidades e preferências do cliente e permitindo que os atendimentos seguintes sejam cada vez mais personalizados. Além disso, personalização da comunicação com o cliente maximiza a qualidade do contato telefônico ao munir o atendente com informações relevantes para as ligações. Isso significa que a equipe de atendimento pode oferecer respostas mais rápidas e precisas, evitando a necessidade de procurar dados em sistemas separados. Tal facilidade não apenas economiza tempo, mas, também, cria uma experiência de atendimento mais fluida para o cliente. Acompanhamento de oportunidades de vendas A integração de um sistema de telefonia com um CRM capacita as equipes de vendas a identificar oportunidades de negócios de forma simplificada e eficiente. O histórico de chamadas, juntamente com os dados de clientes ou leads no CRM, fornece insights valiosos sobre comportamentos e padrões de compra. Esses dados permitem que as equipes de vendas identifiquem oportunidades, personalizem abordagens e fechem negócios de maneira mais eficaz. Com isso, oferecer uma boa experiência ao cliente é um diferencial competitivo crucial para o fechamento de negócios. Ao melhorar a qualidade do atendimento aproveitando os benefícios da integração entre os sistemas, as empresas podem antecipar as necessidades dos clientes e resolver problemas rapidamente. Além de aumentar a satisfação do cliente, essas ações também fortalecem os laços de fidelidade com a sua empresa. Escolhendo o CRM ideal para a sua empresa Agora que você já sabe sobre a importância e benefícios de utilizar um sistema CRM atrelado ao canal de telefonia da sua empresa, entenda em alguns passos como identificar a melhor plataforma para implementar na sua operação: Integração com o canal de telefonia: um bom CRM deve ser capaz de conversar com as informações obtidas através de contatos realizados por clientes com a sua empresa, permitindo o armazenamento de dados relevantes e o fácil acesso a eles posteriormente.] Facilidade de uso: avalie demonstrações e vídeos de utilização de sistemas CRM para identificar aquele que melhor pode se adequar à rotina da sua empresa. Faça uma demonstração gratuita e sem compromisso do CRM KVOIP clicando aqui Suporte técnico: antes de escolher o sistema de CRM a ser implementado, confira se a empresa provedora oferece um bom canal de atendimento, implementação suporte para empresas, de modo que o processo de incorporação da nova tecnologia a sua operação seja tranquilo e respaldado por especialistas técnicos. Segurança de dados: verifique se a plataforma de CRM escolhida possui uma estrutura de proteção das informações sensíveis dos clientes e leads que serão cadastradas em seu ambiente. A integração do sistema de telefonia com um CRM é mais do que uma tendência: é uma estratégia essencial para empresas que buscam otimizar suas operações e oferecer um atendimento diferenciado para seus clientes. Conheça as soluções em telefonia e o CRM da KVOIP clicando aqui e transforme a comunicação da sua empresa.
Telefonia VoIP: O que é, benefícios e como implementar na sua empresa
A telefonia VoIP (Voice over Internet Protocol ou, em português, Voz sobre Protocolo de Internet) tem revolucionado a maneira como as empresas se comunicam. Essa tecnologia transformou as tradicionais chamadas telefônicas em chamadas feitas pela internet, trazendo inúmeras vantagens para empresas de todos os portes. Neste artigo, vamos explorar o que é a telefonia VoIP, seus benefícios e como adotá-la com sucesso em sua empresa. O que é Telefonia VoIP? A telefonia VoIP é um sistema que utiliza a internet para transmitir chamadas de voz, substituindo as linhas telefônicas convencionais. Ela converte a voz em dados, que são transmitidos pela internet e, em seguida, são transformados em voz novamente para o receptor. Assim, a tecnologia permite que as empresas façam chamadas telefônicas e realizem atendimentos diversos de forma econômica e eficiente em comparação com a telefonia tradicional. Redução de custos com recursos avançados Por utilizar a internet como canal de transmissão de informações, a telefonia VoIP é mais econômica do que os planos de telefonia convencionais, especialmente em ligações de longa distância e internacionais. Além disso, a tecnologia oferece funcionalidades adicionais para tornar os atendimentos mais eficientes, como gravação de chamadas, encaminhamentos, interações com scripts automatizados e integração com ferramentas de trabalho, como sistemas de CRM e de gestão. Um benefício adicional da telefonia VoIP é a sua flexibilidade. Os funcionários podem fazer chamadas de qualquer lugar com uma conexão à internet, o que é ideal para equipes remotas e em movimento. Como implementar a telefonia VoIP na sua empresa Se você deseja iniciar a implementação da telefonia VoIP em seu negócio, é essencial começar pelo básico: avaliar suas necessidades. Este processo envolve verificar quantas linhas telefônicas são necessárias, quais recursos são vitais para o funcionamento da sua empresa e se há integrações importantes com outras ferramentas. A escolha da operadora certa é uma etapa fundamental nesse processo. Se você está em busca de uma operadora que ofereça uma solução completa de telefonia, incluindo recursos como menus de URA, PABX e WhatsApp empresarial, com a capacidade de integrar dados a um robusto sistema de CRM sem custos adicionais, a KVOIP pode atender às suas necessidades. Saiba mais clicando aqui. Lembre-se de verificar, também, as diretrizes de migração com sua operadora atual, garantindo uma transição tranquila. Com a implementação, é crucial investir tempo em capacitar a equipe para utilizar o novo sistema. Aproveite a oportunidade para esclarecer todas as dúvidas junto à nova operadora. Por fim, verifique as possibilidades de personalização do sistema de comunicação de acordo com suas necessidades. Isso inclui a configuração de menus de URA, encaminhamentos e outros recursos relevantes. Ao fazer isso, seu sistema estará pronto para ser utilizado e adaptado às especificidades da sua empresa. A telefonia VoIP é uma solução eficiente e acessível para levar o atendimento da sua empresa para outro nível. Conheça as soluções da KVOIP clicando aqui e inicie a migração do seu serviço de telefonia atual com o apoio da nossa equipe.
5 estratégias para melhorar o seu Atendimento ao Cliente
Em um mercado cada vez mais competitivo, a qualidade do atendimento ao cliente é um diferencial crucial para empresas de todos os setores. Atualmente, uma das diversas formas de aprimorar a relação com os clientes de uma empresa é combinar o uso de diferentes tecnologias para proporcionar uma experiência de alto nível para este público, como ferramentas de comunicação e de armazenamento de informações relevantes. Neste artigo, exploraremos cinco estratégias que você pode começar a implementar ainda hoje na sua empresa e apresentaremos ferramentas que irão diferenciar o atendimento do seu negócio em relação à concorrência. 1. Estruture canais de atendimento diversos Cada empresa possui diferentes perfis de clientes, por isso, é importante estar preparado para receber solicitações de atendimento em diferentes canais. Telefone, WhatsApp, redes sociais, visitas à empresa e e-mails são apenas algumas das opções nas quais o seu cliente pode acessar a sua equipe para obter suporte. Dessa forma, planejar a experiência do atendimento em cada canal é essencial para assegurar que haja assistência eficiente em todos os ambientes em que o seu negócio está inserido. Para facilitar a navegação entre os canais de atendimento pelos seus atendentes, algumas ferramentas realizam integrações para concentrar as solicitações em um único lugar. Saiba mais clicando aqui. 2. Ofereça respostas rápidas e personalizadas Proporcionar um atendimento ágil e customizado pode ser um desafio para empresas com equipes reduzidas, mas faz com que a satisfação do seu cliente e suas chances de fidelização aumentem. Responder com mensagens ou discursos padronizados e sem profundidade em compreender a demanda do cliente é um dos principais erros de atendimento que um negócio pode cometer, arriscando prejudicar o relacionamento com quem vem buscar suporte com a equipe de atendentes. Sendo assim, é fundamental dedicar os esforços de atendimento em velocidade e personalização do atendimento. Para times de atendimento que precisam otimizar os chamados recebidos, utilizar um fluxo de triagem pode ser a solução para oferecer respostas úteis e rápidas para os clientes. A ferramenta mais utilizada para esta finalidade é a Unidade de Resposta Audível (URA), que consiste em uma gravação interativa reproduzida ao telefonar para um telefone comercial. A URA apresenta uma série de opções, em formato de menu, para o usuário escolher aquela que corresponde à demanda do seu chamado. Por exemplo: quando você liga para uma empresa e ouve uma gravação que diz: “Para falar com o setor financeiro, digite 1. Para tirar dúvidas ou obter suporte técnico, digite 2”, esta gravação é uma URA que realiza automaticamente o direcionamento de acordo com a opção do menu escolhida. Assim, os atendimentos são mais rápidos e eficientes. Saiba mais sobre a Unidade de Resposta Audível (URA): Scripts De URA: Boas Práticas Para Automatizar O Seu Atendimento Ao Cliente 3. Utilize linguagem simples e objetiva Uma comunicação clara e direta facilita a compreensão mútua entre o cliente e a empresa. Sendo assim, evitar ambiguidades e termos técnicos de difícil compreensão economiza tempo para ambas as partes, tornando o processo de atendimento mais eficiente. Comunicar-se de maneira clara e acessível demonstra que a empresa valoriza a experiência do cliente e está disposta a tornar a interação o mais agradável possível. Isso ajuda a criar um ambiente de confiança, essencial para a construção de um relacionamento duradouro com o público. Além disso, priorizar o uso da linguagem simples é priorizar uma comunicação inclusiva. Ela permite que pessoas com diferentes níveis de conhecimento compreendam e se envolvam no processo de atendimento. Independentemente do grau de familiaridade do cliente com o setor ou produto, a comunicação simples e objetiva garante que todos tenham a oportunidade de obter as informações e o suporte de que precisam. Portanto, ao adotar uma linguagem clara, as empresas demonstram seu compromisso com a acessibilidade e a satisfação de todos os clientes. 4. Organize e acompanhe o histórico dos clientes Ter acesso rápido ao histórico do cliente que busca por atendimento é fundamental para maximizar a qualidade da assistência oferecida. Afinal, com base em registros anteriores, é possível identificar os dados do cliente, suas dúvidas e solicitações realizadas em outros momentos, e utilizar tais informações para solucionar o problema atual com maior assertividade. Para organizar estes registros, é possível utilizar um sistema de Customer Relationship Management (CRM). O CRM é uma ferramenta que permite anotar dados, status, interações e todas as informações necessárias a respeito de cada cliente, proporcionando resgatar estas anotações com facilidade quando necessárias. Ofereça um atendimento de alto nível com o CRM grátis da KVOIP. Acesse crm.gratis para conhecer os planos, benefícios exclusivos e nosso ambiente de demonstração. 5. Treine sua equipe constantemente O treinamento da equipe desempenha um papel fundamental na excelência do atendimento ao cliente. Afinal, é por meio de capacitações que os membros da equipe adquirem as habilidades e conhecimentos necessários para entender e atender às necessidades dos clientes de forma eficaz. Isso inclui o desenvolvimento de competências de comunicação, empatia e resolução de problemas, que são essenciais para lidar com uma variedade de situações e demandas. Além disso, o treinamento da equipe ajuda a manter os padrões de qualidade e consistência no atendimento ao cliente. Quando todos os membros da equipe são treinados de acordo com as melhores práticas da empresa, os clientes podem esperar uma experiência consistente ao falar com qualquer membro da equipe, em qualquer canal de atendimento. Isso contribui para a construção de uma reputação sólida e confiável no mercado. A longo prazo, o treinamento contínuo da equipe permite que ela se mantenha atualizada com as mudanças nas demandas e nas expectativas dos clientes. À medida que o ambiente de negócios evolui, as equipes treinadas precisam se adaptar para atender às necessidades em constante mudança, garantindo que o atendimento ao cliente continue sendo uma vantagem competitiva para a empresa que representam. A implementação de estratégias modernas de atendimento ao cliente pode resultar em relacionamentos de alto nível com o público da sua empresa. Ao implementar fluxos de automação eficientes, gerenciar dados de clientes e resolver problemas em tempo real, você estará no caminho certo
Telefonia em nuvem para pequenas empresas: Vantagens e primeiros passos
Nos últimos anos, a telefonia em nuvem tem revolucionado a forma como as empresas se comunicam. Afinal, esta tecnologia oferece uma série de benefícios que, antes, eram acessíveis apenas para grandes empresas. Neste artigo, exploraremos as vantagens da telefonia em nuvem para pequenas empresas e daremos os primeiros passos essenciais para implementá-la com sucesso. Se o seu negócio deseja melhorar a comunicação com o cliente e com parceiros e economizar recursos, continue lendo para saber mais! Vantagens da telefonia em nuvem para pequenas empresas Como implementar a telefonia em nuvem na minha empresa? ⠀A telefonia em nuvem é uma solução eficiente e acessível para pequenas empresas melhorarem sua comunicação com o público. Conheça as soluções em nuvem da KVOIP clicando aqui e inicie a migração do seu serviço telefônico atual ainda hoje.
Scripts de URA: Boas práticas para automatizar o seu atendimento ao cliente
A Unidade de Resposta Audível (URA) é uma ferramenta valiosa para empresas que desejam aprimorar o atendimento telefônico. Com ela, é possível utilizar gravações para automatizar o atendimento de ligações, direcionando chamadas de forma eficiente. Para garantir uma experiência positiva do cliente, é essencial criar scripts de URA intuitivos e acompanhar as métricas para avaliar sua eficácia. Neste artigo, vamos explorar boas práticas para a criação de scripts envolventes de URA e discutir os principais indicadores para análise de desempenho. O que é URA? URA significa Unidade de Resposta Audível e é um sistema de atendimento telefônico automático que interage com pessoas que ligam para um número através de mensagens de voz gravadas previamente. A URA é projetada para oferecer opções de menu ao usuário, permitindo que ele escolha o destino desejado sem a necessidade de interagir com um atendente humano. Quando você liga para uma empresa ou serviço e ouve uma mensagem que diz: “Para falar com o setor de vendas, digite 1. Para falar com o suporte técnico, digite 2”, você está interagindo com uma URA. Ao pressionar o número correspondente à opção desejada, a URA direciona a ligação para o setor apropriado ou fornece informações específicas sobre o serviço. Confira as melhores práticas para criar a sua URA: Use uma linguagem simples e adequada ao público Antes de criar o script e a gravação de URA, é importante estimar os padrões dos usuários que entrarão em contato. Quem são os clientes que mais acionam o suporte telefônico? Quais são suas principais dificuldades? Com esses padrões em mente, você poderá personalizar a mensagem da URA para torná-la mais aderente e com maiores chances de oferecer um atendimento satisfatório ao usuário. Além disso, evite mensagens longas e confusas e opte por ser direto em suas instruções. Crie um menu relevante Ao criar o script de URA, certifique-se de que as opções no menu sejam relevantes e úteis para os clientes. Assim, o acesso para os departamentos escolhidos pelo usuário e às informações buscadas é mais eficiente. Oferecer opções relevantes aumenta a qualidade do atendimento e evita que os usuários se percam em menus confusos. Inclua uma opção para falar com um atendente Mesmo com uma URA eficiente, algumas pessoas ainda preferem falar diretamente com um atendente humano. Portanto, não deixe de incluir uma opção para que os usuários sejam encaminhados para um atendente. Isso demonstra que a empresa valoriza o contato humanizado e está pronta para ajudar em situações mais complexas. A criação de bons scripts de URA é essencial para melhorar a experiência do cliente e otimizar o atendimento telefônico. Ao conhecer o público-alvo, ser claro nas instruções, oferecer opções relevantes e acompanhar indicadores de desempenho, as empresas podem se beneficiar de um sistema de triagem de ligações eficiente e que contribui para a satisfação e fidelização dos clientes. Quer personalizar uma URA e melhorar o atendimento ao cliente na sua empresa? A KVOIP possui as melhores soluções em telefonia para o seu negócio. Conheça nossos planos clicando aqui.
Como ligar para outro DDD em 2025: Tutorial e custos
Fazer ligações para outras cidades pode parecer complicado, mas é mais simples do que você imagina. Os números a serem digitados seguem uma sequência lógica simples e que facilita a memorização. Continue lendo para encontrar as informações que você precisa! Como ligar para outro DDD O primeiro passo é você saber o número da pessoa para quem você deseja fazer a ligação, incluindo o seu DDD. Em seguida, você precisa identificar o código da sua operadora. Hoje, os principais são: Operadora Código Claro 21 TIM 41 Vivo 15 Oi 31 CTBC 12 Sercomtel 43 Agora, com estas informações em mãos, você pode realizar a sua ligação interurbana por meio da sequência: Por exemplo: se você usa a operadora Vivo e quer ligar para alguém que está em São Paulo/SP (DDD 11), você discará a seguinte sequência: Exemplo de sequência para ligação interurbana:0 15 11 12345-6789 Como ligar para outro DDD utilizando a tecnologia VoIP? Se você precisa otimizar as suas ligações interurbanas, a melhor alternativa é utilizar a tecnologia VoIP, que permite fazer chamadas telefônicas por meio da internet em vez das linhas telefônicas tradicionais. Ao utilizar uma tecnologia VoIP, é possível simplificar a discagem por desconsiderar o código da operadora. Desse modo, para realizar a mesma ligação do exemplo anterior, basta discar: Exemplo de sequência para ligação interurbana com tecnologia VoIP:0 11 12345-6789 Além de simplificar a discagem, a tecnologia VoIP é mais econômica em relação às operadoras tradicionais. Quanto custa ligar para outro DDD? Os custos de ligação para outro DDD podem variar de acordo com o provedor de telefonia e do plano contratado. Geralmente, as operadoras de telefonia oferecem diferentes planos que incluem minutos de chamadas locais e de longa distância. Para obter informações precisas sobre valores e taxas, recomenda-se entrar em contato com o seu provedor ou verificar as informações fornecidas no site da empresa. Você também pode optar por serviços mais econômicos para a realização de ligações, como a telefonia VoIP. Clique aqui para obter mais informações! É importante considerar, portanto, que os preços podem variar de acordo com a operadora, a forma de contratação (pré-pago ou pós-pago) e pacotes adicionais que você possa ter adquirido. Fazer chamadas para outro DDD pode ser simples se você seguir o tutorial adequado e estiver ciente dos custos envolvidos. Verifique o código de área do destino, utilize serviços de telefonia VoIP para economizar e pesquise sobre os custos específicos das chamadas. Com essas informações, você poderá se comunicar com pessoas em diferentes regiões do Brasil de forma fácil e econômica.
