Fazer uma cobrança a um cliente pode não ser o momento mais confortável para grande parte das empresas. Manter um bom relacionamento com os clientes é essencial para a longevidade dos contratos, mas também é importante garantir que os pagamentos sejam feitos de forma adequada para preservar a saúde financeira da empresa.
Felizmente, existem estratégias que podem facilitar esse processo de cobranças entre a empresa e o cliente inadimplente. Neste artigo, vamos explorar cinco estratégias para efetuar cobranças usando canais de comunicações digitais, a fim de tornar a experiência mais eficaz e agradável.
1. Estabeleça políticas de pagamento claras desde o início
Uma das melhores maneiras de evitar problemas de pagamento é estabelecer políticas de pagamento claras desde o início do relacionamento com o cliente.
Isso inclui:
- Definir prazos de pagamento;
- Elencar métodos de pagamento aceitos;
- Transparecer quais são as penalidades por atrasos.
Certifique-se de incluir essas políticas no contrato para evitar desentendimentos no futuro e de esclarecer estes pontos durante a negociação do serviço, caso levantados pelo cliente.
Caso você já tenha se prevenido nesse sentido e, ainda assim, está sofrendo com inadimplência, continue lendo para conhecer algumas alternativas para cobrar o seu cliente.
2. Envie lembretes de pagamento via telefone ou WhatsApp
É comum que clientes esqueçam ou adiem pagamentos, especialmente se não houver um sistema de lembretes ativo.
Para isso, é possível utilizar chamadas automáticas ou mensagens de WhatsApp para enviar avisos de pagamento, sempre de forma educada e com consistência. É importante que esses lembretes sejam transmitidos de forma profissional, reforçando a importância do pagamento em dia com gentileza.
Diversas empresas já utilizam estas ferramentas para facilitar o disparo de notificações, bem como e-mails e SMS. Essas estratégias auxiliam na lembrança da marca e do pagamento para o cliente, especialmente quando disparadas próximas à data de vencimento do valor esperado.
3. Ofereça incentivos para pagamentos antecipados
Uma maneira eficaz de estimular os clientes a realizarem pagamentos mais rapidamente é oferecer descontos ou outros benefícios para pagamentos antecipados ou dentro do prazo.
Isso pode ser especialmente útil para gerir clientes recorrentes e contratos de longa duração. Os descontos podem servir como uma forma de recompensar a fidelidade do cliente e incentivá-lo a cumprir os prazos de pagamento.
4. Utilize automações de cobrança
Investir em fluxos de cobrança automatizados pode facilitar muito o processo de cobrança, economizando tempo de atendentes da equipe financeira e comercial.
Esses sistemas podem ser configurados para enviar lembretes de pagamento automaticamente, verificar o status dos pagamentos e até mesmo enviar mensagens para comunicação direta com o cliente. Além disso, eles fornecem um registro claro do histórico das transações financeiras, o que pode ser útil em caso de problemas de pagamento.
5. Mantenha uma comunicação aberta e transparente
Por fim, é essencial manter uma comunicação aberta e transparente com os clientes em relação às questões de pagamento.
Se um cliente estiver enfrentando dificuldades financeiras ou tiver algum problema em cumprir os pagamentos no prazo, esteja aberto a discutir soluções alternativas, como planos de pagamento parcelado ou renegociação de dívidas.
É interessante, também, utilizar um sistema de gerenciamento de clientes para ter o acompanhamento de todas as interações anteriores com a empresa, de modo a entender seus perfis e conseguir tomar decisões mais assertivas sobre como prosseguir com cada situação.
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